Ak vám príde do schránky podozrivý email a v súčinnosti s našou technickou podporou by ste potrebovali zistiť jeho pôvod a dôvod, prečo vám vôbec prišiel, tak je to možné zistiť pomocou analýzy zdrojového kódu emailu.

Zdrojový kód emailu je dôležitý kód, ktorý mapuje celé pozadie emailu a jeho cesty. V zdrojovom kóde môžete napr. zistiť odkiaľ bol email odoslaný, cez aké servery email prešiel, cez akého mailového klienta bol email odoslaný a v prípade nejakej chyby (napr. nedoručenej správy) sa dá zo zdrojového kódu zistiť, prečo sa tak stalo.

V nasledujúcom návode je postup, ako zdrojový kód emailu zistiť a stiahnuť v RoundCube Webmail. Tento spôsob je optimálny, keďže RoundCube poskytuje priamy prístup do vašej emailovej schránky a emaily zobrazené tu, sú uložené na serveri.

Navštívte RoundCube Webmail a prihláste sa do schránky. V zozname (napr. prijatej) pošty kliknite na email, ktorý potrebujete preveriť a následne hore vpravo v menu kliknite na tri bodky s popisom Viac. Potom v menu cez položku Stiahnuť sa presuňte na položku Zdroj (.eml) a daný súbor si uložte do počítača. Stiahnutý súbor .EML nám následne môžete odoslať na analýzu na adresu support@exohosting.sk.

Súbor .EML obsahuje úplne všetky informácie, ktoré sa nachádzali v pôvodnom emaile, teda okrem hlavičky (v ktorej je okrem iného zaznamenaná cesta servermi, cez ktoré email "išiel") a samotného obsahu emailu, aj prílohy alebo vložené obrázky. Pre analýzu emailu je vhodný preto, lebo aj na základe samotného textu v tele emailu alebo príloh, sa dá zistiť aký problém v ohľade tohto emailu nastal, teda jednoducho povedané, máme všetko na očiach, čo môžeme mať.

Hoci analýza problémov pomocou súboru .EML je ideálne riešenie, v niektorých prípadoch môže byť problém so súkromím, napr. vtedy ak email obsahuje nejaké citlivé dáta, ktoré by ste nechceli nikomu preposlať.

V tomto prípade je lepším riešením poslať na analýzu len čisto zdrojový kód emailu, ktorý obsah ako prílohy alebo obrázky zobrazuje v textovej podobe (v súladoch so štandardmi MIME), teda pri bežnom používaní sa nedá obsah prečítať resp. vidieť.

Zdrojový kód emailu zobrazíte podobným spôsobom ako v prípade stiahnutia súboru .EML, teda v zozname (napr. prijatej) pošty kliknite na email, ktorý potrebujete preveriť a následne hore vpravo v menu kliknite na tri bodky s popisom Viac. Následne v menu kliknite na položku Zobraziť zdrojový text:

V prehliadači sa otvorí nová stránka, v ktorej uvidíte kompletný zdrojový kód (text) emailu, napr. v takejto podobe:

Každý zdrojový kód emailu zobrazený v RoundCube Webmail by sa mal začať riadkami Return-Path: a Delivered-To:, ak uvidíte čokoľvek diametrálne odlišné od textu v našom príklade, tak nejde o zdrojový kód emailu.

Zdrojový kód následne celý obtiahnite myšou, ak je príliš dlhý, tak lepšie to bude vybraním celého textu naraz pomocou klávesovej skratky CTRL+A, následne stlačte CTRL+C, čím si ho skopírujete do schránky (pamäťovej, nie emailovej). Otvorte si v počítači program Notepad (Poznámkový blok), klávesovou skratkou CTRL+V vložte daný zdrojový kód do Notepadu a uložte súbor s príponou .TXT.

Pozor, môže sa stať, že zdrojový kód môže byť dosť veľký, ak by mal mať niekoľko MB, tak Notepad môže mať problém so spracovaním takého množstva kódu. V tomto prípade kód vložte napr. do dokumentu .DOC (Word), ktorý si poradí aj s väčším textom. Súbor následne uložte a môžete nám ho poslať emailom ako prílohu na adresu support@exohosting.sk.

Hlavička emailu obsahuje len nutné informácie o "cestovaní" emailu zo serveru na server, vrátane takých základných informácií ako z ktorej schránky bol email odoslaný, do akej bol doručený, príp. informácie o IP adrese, ak pri odoslaní bol použitý lokálny mailový klient a pod.

Čo je ale z pohľadu súkromia dôležité, hlavička neobsahuje žiadne prílohy, dokonca ani informácie o nich, nezobrazuje ani text samotného emailu, takže žiadne informácie, ktoré by mohli byť citlivé, sa nezasielajú.

K hlavičke sa dostanete tak, že si v RoundCube zobrazíte email a pri informáciách o ňom kliknete na Hlavičky:

Následne vyskočí okno a tam uvidíte obsah hlavičky:

Rovnako ako v prípade zobrazenia zdrojového kódu emailu, môžete postupovať aj tu. Celú hlavičku obtiahnite myšou alebo kliknite hocikam na text, aby bolo okno aktívne a pomocou klávesovej skratky CTRL+A obsah vyberte, následne stlačte CTRL+C, čím si ho skopírujete do schránky (pamäťovej, nie emailovej). Otvorte si v počítači program Notepad (Poznámkový blok), klávesovou skratkou CTRL+V vložte danú hlavičku do Notepadu (Poznámkový blok) a uložte súbor s príponou .TXT. Súbor následne uložte a môžete nám ho poslať emailom ako prílohu na adresu support@exohosting.sk.

Hoci zaslanie hlavičky neobsahuje žiadny obsah samotného emailu, pre analýzu, či ide alebo nejde o spam, nemusí byť dostatočná. Spam filtre sa často krát zameriavajú na text, podpisy (signatúry), prípadne aj na obrázky a na základe nich môžu emaily blokovať, takže zaslanie len hlavičky emailu odporúčame ako posledné možné riešenie.

V Roundcube Webmail si môžete emaily aj archivovať, túto možnosť je však potrebné si najprv nastaviť.

Keď sa pozriete do možnosti Nastavenia - Špeciálne priečinky, tak tam vidíte možnosť Archivovať, ale žiadny z predvolených priečinkov nezodpovedá tomu, aby mohol byť využitý na archivovanie. Vybrať si môžete síce ktorý chcete, ale kvôli poriadku v správach, odporúčame si ho vytvoriť. Ako na to, nájdete v postupe pod obrázkom.

V Nastaveniach preto kliknite na možnosť Priečinky a napravo hore kliknite na ikonu Vytvoriť.

Do poľa Názov priečinka zadajte názov priečinka pre archivovanie správ. Môžete si tam zadať hocijaký názov, my sme zvolili názov Archives, aby to jazykovo korešpondovalo s ostatnými systémovými priečinkami. Môžete zvoliť Archives, obávať sa nemusíte, v zozname priečinkov bude názov v slovenčine.

Ostatné nastavenia nechajte tak ako sú (ak nemáte špeciálne požiadavky na nastavenie tohto priečinka). Kliknite na Uložiť a priečinok Archives sa potom objaví v strednom stĺpci hneď pod ikonou Kôš (automaticky sa aj zapne).

Teraz prejdite opäť do Špeciálnych priečinkov a na riadku Archivovať si z menu vyberte zložku Archives. Ak chcete, nižšie v sekcii Archív si môžete ešte nastaviť, ako sa má archív spravovať, po akých obdobiach sa má rozdeliť. V prípade, ak budete veľa archivovať, tak si môžete nastaviť archiváciu po mesiacoch napr.

Po pridaní a nastavení priečinka pre archiváciu teraz v menu každej emailovej správy budete vidieť ikonu Archivovať, medzi Vymazať a Nevyžiadaná:

Keď kliknete na ikonu Archivovať, tak email sa uloží do priečinka Archivovať, ktorý budete mať medzi ostatnými priečinkami medzi vašimi základnými priečinkami.

Ak pri pokuse odoslať email z RoundCube Webmail, sa stretnete s chybovým hlásením, v tomto článku sa dozviete, čo konkrétne hlásenie znamená a ako ho vyriešiť.

Toto znamená, že sa aktuálne nachádzate na emailovej adrese, ktorá momentálne nie je v zozname povolených IP adries. Najprv si pomocou stránky Moja IP adresa skontrolujte na akej IP adrese sa aktuálne nachádzate, nižšie na stránke uvidíte aj akej krajine daná IP adresa patrí, napr. ako na obrázku:

Teraz sa prihláste do Control Panela a pomocou návodu Zapnutie a vypnutie ochrany SMTP servera si skontrolujte, či máte zapnutú SMTP ochranu a či danú krajinu (v našom prípade USA) máte zahrnutú v zozname povolených krajín. Ak nie, tak si USA do zoznamu zaraďte alebo ochranu vypnite a za 15 minút skúste email znovu odoslať.

Ak by sa problém týmto neodstránil, je možné, že sa nachádzate na IP adrese, ktorá sa nachádza na Blackliste, odporúčame vám kontaktovať našu technickú podporu.

Pri tejto chybe si skontrolujte v DNS záznamoch (v návode sekcia MX záznamy), či máte nastavené naše MX záznamy - servery pre príjem emailovej pošty. Všeobecne platí pravidlo, koho servery pre príjem používate, toho istého poskytovateľa by ste mali používať servery na odosielanie. V prípade, ak v DNS záznamoch nemáte nastavené naše servery, je pravdepodobné, že pri pokuse odoslať email cez RoundCube, sa stretnete s týmto hlásením. Po zmene MX záznamov treba počkať ešte 2 hodiny, pokým sa nové DNS načítajú.

Export a import emailov pomocou RoundCube je vhodné, keď potrebujete emaily presunúť do inej schránky alebo si ich len jednoducho uložiť do počítača.

Prihláste sa do RoundCube a vo zvolenej zložke (napr. Doručená pošta) kliknite na Výber a následne na Všetko:

Potom hore v menu úplne napravo kliknite na tri bodky a Stiahnuť.... Vysunie sa menu s ponukou stiahnutia vo formáte Mbox a Maildir:

• Formát Mbox - bude stiahnutý zazipovaný súbor vo formáte *.mbox - všetky emaily budú uložené v jednom súbore
• Formát Maildir - budú stiahnuté v zipe súbory emailov vo formáte *.eml - všetky emaily budú uložené vo vlastných súboroch

Pre účel importu emailov do inej schránky nie je podstatné, ktorý formát si vyberiete. Pre účely zálohovania pošty je vhodnejšie uložiť súbor vo formáte Maildir, keďže každý email je osobitne uložený vo vlastnom súbore a môžete si pozrieť email, aký budete potrebovať.

Prihláste sa v RoundCube do inej schránky, kliknite na priečinok, do ktorého chcete správy importovať (napr. Doručená pošta) a hore v menu úplne napravo kliknite na tri bodky (Viac) a následne na Import:

Vyskočí formulár, kliknite na Prehľadávať a v počítači si nájdite súbor so zálohou emailov. Ak ste si exportovali doručenú poštu, tak to štandardne bude súbor INBOX.zip:

Keď vyberiete súbor na importovanie, kliknite na tlačidlo Import. Počkajte pokým sa správy importujú, v prípade veľa emailov to môže dlhšie trvať.

Pre účely importovania nezáleží, či ste si predtým export spravili vo formáte maildir alebo mbox, oba sa naimportujú rovnako, ale pamätajte na to, že pri importe neprebieha kontrola naimportovaných emailov, takže ak 3x naimportujte rovnaký export, všetky emaily budete mať v schránke 3x.

Ak potrebujete presunúť alebo prekopírovať väčšie množstvo emailov, odporúčame postup pomocou emailového klienta Thunderbird.

Horde je webovou alternatívou spravovania emailov k RoundCube, svojho času veľmi populárnou, ale vývoj v posledných rokoch už nenapreduje tak dobre a preto na našich serveroch preferujeme RoundCube. Ak máte emailovú schránku, ktorú si spravujete cez Horde, tie isté emaily si môžete spravovať aj cez RoundCube Webmail (za predpokladu, že emaily si spravujete na našich serveroch). Táto možnosť sa však netýka kontaktov, ktoré je potrebné presunúť / prekopírovať. Ako na to, sa dozviete v našom návode.

Tento postup môžete zrealizovať na hociktorom webmaile Horde, či už u nás alebo u iných prevádzkovateľov hostingu. Prihláste sa do Horde a podľa obrázku nižšie sa preklikajte k exportu kontaktov spôsobom, že hore v menu kliknite priamo na Adresár, potom naľavo v menu na Import/Export, na stránke sa zobrazí sekcia Exportovať Adresár.

V časti Vyberte formát exportu nájdete možnosti Hodnoty oddelené čiarkou (formát .csv), či tabulátorom (formát .tsv), ako aj súbory vCard (formát .ics).

V zásade by ste mali vedieť exportovať všetky formáty, ak máte s tým skúsenosti, môžete vyskúšať rôzne formáty (niektoré vyžadujú pred importom špeciálne nastavenia), ale ak nemáte s tým skúsenosti, tak odporúčame si vybrať typ vCard (3.0) (formát .ics). V nastaveniach si ešte zvoľte aký adresár chcete exportovať (najskôr budete mať len jeden, tak nemusíte nič vyberať) a kliknite na Export. Kliknutím na Export sa exportuje súbor s názvom kontakty.ics, ktorý si uložte do počítača.

Prihláste sa do RoundCube a naľavo v menu kliknite na ikonu Kontakty:

Následne hore vpravo v menu kliknite na Import:

Vyskočí okno, kliknite na Prehľadávať, nájdite si v počítači súbor kontakty.ics a dvojitým kliknutím naň ho nahrajte do formulára. Na obrázku nižšie vidíte odporúčané nastavenia, ktoré použite pri importe - ich popis, ako aj popis ostatných možností, nájdete pod obrázkom:

Po načítaní súboru s kontaktmi do formulára si následne vyberte možnosti z ponuky Importovať priradenia do skupín, to je už na vás, čo si vyberiete, všeobecne odporúčame vybrať možnosť Všetky (vytvoriť skupiny ak je to potrebné). Ak ste v Horde mali kontakty porozdeľované do rôznych skupín, tak touto voľbou sa naimportujú aj skupiny.

Možnosti:

• Nič - nenaimportujú sa žiadne skupiny, naimportujú sa len kontakty, ktoré bude zaradené mimo skupín, takže ak v Horde ste mali kontakty v skupinách, do RoundCube sa nenaimportujú do skupín, aj keď existujú.
• Všetky (vytvoriť skupiny ak je to potrebné) - naimportujú sa všetky skupiny a kontakty sa zaradia do nich tak, ako ste ich mali zaradené v Horde
• Len pre existujúce skupiny - kontakty sa naimportujú len do tých skupín, ktoré existujú, ostatné kontakty sa naimportujú bez zaradenia

Ak importujete kontakty viac krát, tak RoundCube si striktne stráži duplicity, ak nájde rovnaké kontakty, tak import ich preskočí, naimportujú sa len nové. Označením voľby Nahradiť celý adresár kontaktov sa naimportujú všetky kontakty, aj keď už existujú a nové kontakty prepíšu pôvodné pôvodné kontakty.

Ak nemáte istotu ako sa zachová adresár po importe, pôvodný adresár v RoundCube (ak ovšem už existuje) si môžete kedykoľvek exportovať pred samotným importom z Horde.

Ak plánujete byť mimo pracovného emailu dlhšiu dobu, môžete si nastaviť automatickú odpoveď na vašu neprítomnosť. Ak nemáte prístup do Control Panela, kde si automatickú odpoveď na email môžete aktivovať, môžete tak učiniť priamo v RoundCube.

Prihláste sa do Roundcube Webmail a kliknite na Nastavenia:

A následne na Filtre:

Napravo na stránke kliknite hore na Vytvoriť a zobrazí sa formulár na obrázku nižšie, kde polia vyplňte nasledovne:

• Názov filtra: je čisto na vás, nazvite si ho tak, aby ste ho vedeli odlíšiť od ostatných filtrov.
• Rozsah: tu si môžete nastaviť všetky správy, takže ak vám príde nejaký email, bude naň zaslaná automatická odpoveď. Ak chcete informovať len určitých odosielateľov, tak si môžete filter nastaviť napr. tak, že si do možností pridajte emailové adresy, na ktoré chcete odoslať správu. Ktoré emailové adresy nezadáte, na tie sa nepošle nič.
• Akcie: vyberte si možnosť odpovedať správou
• Telo správy: tu napíšte informácie, ktoré chcete odoslať odpoveďou na email, napr. že ste na dovolenke a kedy sa vrátite.
• Predmet správy: napíšte výstižný názov, bude sa zobrazovať ako názov emailu automatickej odpovede
• Adresa odosielateľa pre odpoveď: akú emailovú adresu tam zadáte, z tej sa ako keby odosielateľovi vráti odpoveď s informáciou o vašej neprítomnosti. Môžete tam zadať napr. email svojho zástupcu či sekretárky, ktorí potom môžu s odosielateľom priamo komunikovať. Iný kontakt buď na seba alebo svojho zástupcu môžete však zanechať aj v poli Telo správy:, tak pole Adresa odosielateľa pre odpoveď: odporúčame ponechať prázdne, aby ste odosielateľa nezneistili, že keď vám posla email na adresu nazov-schranky@exotechnologies.sk, prečo sa mu vrátila odpoveď z adresy ina-schranka@exotechnologies.sk

Ostatné polia ponechajte prázdne. Nižšie v obrázku je príklad takto nastaveného filtra pre zasielanie automatických odpovedí.

Po zadaní všetkých potrebných údajov kliknite na Uložiť. Zmeny sa prejavia prakticky okamžite. Po návrate si nezabudnite filter vypnúť, prípadne úplne zmazať, aby ste automatické odpovede, že ste na dovolenke, neposielali celý rok.

RoundCube Webmail je webová aplikácia na správu emailov vo vašej emailovej schránke. Vďaka tejto aplikácii pristupujete k svojim emailom priamo na serveri, takže ak tu vykonáte nejaké zmeny (presuniete alebo vymažete emaily), tak sa to prejaví vo všetkých zariadeniach, ktoré sú na túto schránku napojené pomocou protokolu IMAP.

RoundCube Webmail je dostupný na dvoch odkazoch:

• https://roundcube.exohosting.sk/ (odporúčame používať ako primárny vstup)
• https://roundcube.dnsserver.eu/ (alternatívny spôsob prihlásenia)

Ide o dve rovnocenné webové aplikácie, rozdiel je v tom, že prostredie verzie na adrese exohosting.sk je v našich firemných farbách a s určitými vylepšeniami, zatiaľ čo verzia na dnsserver.eu je v pôvodných farbách.

Nastavenie RoundCube vo východzom stave nie je potrebné nejako zvlášť vylepšovať, ale nič vám nebráni, si tie nastavenia aspoň pozrieť a prípadne upraviť. Nastavenia si zobrazíte kliknutím na ikonu ozubeného kolesa vľavo v tmavom menu:

Otvorí sa sekcia Nastavenia s ponukou v ďalšom stĺpci

Používateľské rozhranie

Tu si môžete nastaviť jazyk v akom sa má RoundCube zobrazovať, aký formát času a dátumu si prajete zobrazovať pri emailoch, ako často sa majú kontrolovať nové správy a aký vzhľad má RoundCube používať. K dispozícii sú dva Elastic a Larry. EXO vzhľad vychádza zo šablóny Elastic. Pokým nemáte zo vzhľadov nič označené, tak máte aktívny EXO vzhľad.

Zobrazenie schránky

Tu nastavujete ako sa majú správy v priečinkoch zobrazovať, či sa po kliknutí na email má email označiť za prečítaný hneď alebo až neskôr, koľko emailov sa má zobraziť na jednu stránku a kde všade sa majú kontrolovať nové správy.

Zobrazovanie správ

Tu povoľujete, či sa v správach má zobraziť HTML a vzdialené obrázky, či sa majú odosielať potvrdenia o doručené a v akom kódovaní sa majú správy zobrazovať.

Vytváranie správ

Tu nastavujete pravidlá vytvárania správ, či sa majú vytvárať v HTML formáte, ako často sa má ukladať koncept, či sa s emailom má odoslať žiadosť o doručení a aký štýl sa má zvoliť, keď odpovedané na email.

Kontakty

Tu si môžete nastaviť spravovanie svojich kontaktov, v akom formáte sa majú zobrazovať, či sa majú zoraďovať podľa mena alebo priezviska a koľko sa ich má na stránke zobraziť a pod.

Špeciálne priečinky

Ide o pomerne dôležitú sekciu, tu si môžete nastaviť ktorý konkrétny priečinok sa má používať napr. pre Odoslanú poštu alebo Nevyžiadanú poštu, či Kôš. Napr. Kôš je štandardne nastavený ako Trash, ale niektorí emailoví klienti môžu vyžadovať iný názov pre Kôš, napr. Odstránené položky a pokým si nevytvoríte takýto priečinok a nenastavíte pre Kôš, tak v klientovi pokus o vymazanie emailu skončí chybou.

Nastavenie servera

Tu si môžete nastaviť ako sa má narábať s prečítanými a so zmazanými správami, kedy sa má Kôš automaticky vysypať a pod.

Naľavo v hlavom menu nižšie si môžete kliknutím na ikonu mesiaca prepnúť vzhľad na nočný režim (a z nočného režimu potom prepnúť naspäť na denný režim), kliknutím na otáznik sa zobrazia informácie o verzii a nainštalovaných doplnkoch a úplne posledné tlačidlo slúži na odhlásenie z Webmailu. Ak sa prihlásite do Webmailu a následne zavriete kartu prehliadača, v ktorej máte Webmail otvorený, po 10 minútach nečinnosti sa z Webmailu odhlásite automaticky. Pokým bude okno Webmailu otvorené alebo v priebehu 10 minút znovu otvoríte Webmail, tak prihlásenie zostane aktívne.

Nakoniec dole môžete vidieť aj aktuálnu zaplnenosť schránky, ak myšou nabehnete na ikonu disku, tak sa zobrazí koľko miesta máte obsadené v rámci veľkosti schránky, vyjadrené v absolútnych číslach, aj v percentách.

Poštu vo svojej emailovej schránke v RoundCube Webmail chcete mať určite zorganizovanú tak, aby ste si jednotlivé emaily našli roztriedené v určitých priečinkoch. V tomto návode si predstavíme postup, ako si vytvoriť nový vlastný priečinok a skopírovať alebo presunúť doň poštu.

Predvolené nastavenie emailovej schránky obsahuje priečinky:

• Doručená pošta
• Koncepty
• Odoslané
• Nevyžiadaná pošta
• Kôš

Keď si prajete vytvoriť nový vlastný priečinok, kliknite dole na ozubené koleso - Nastavenia:

Následne kliknite na Priečinky a uvidíte zoznam predvolených priečinkov. Tieto priečinky sa nedajú vypnúť ani vymazať:

Napravo hore kliknite na Vytvoriť:

Objaví sa formulár, nový priečinok si pomenujeme napr. Exo, ostatné nastavenia môžete nechať tak, ako sú a kliknite na Uložiť:

Po uložení zložku Exo uvidíte hneď pod predvolenými priečinkami, uistite sa, že je zapnutý (mal by byť), aby ste ho mohli aktívne používať.

Následne sa prekliknite od zložiek s poštou a zložku Exo uvidíte v zozname:

Dostali sme napr. tri správy a chceme ich presunúť (alebo skopírovať) do zložky Exo:

Vyberte správy, sú na to dva spôsoby. Prvý je ten, že hore nad prijatými správami kliknete na Výber a následne kliknete na Všetko:

Správy sa označia (ružovou farbou), teraz hore úplne napravo v menu kliknite na tri bodky (Viac) a z ďalšieho menu si vyberte možnosť, ktorú potrebujete:

• Presunúť do... - správy sa presunú do priečinka / zložky, ktorú vyberiete, z pôvodnej zložky sa odstránia
• Kopírovať do... - správy sa skopírujú, v pôvodnom priečinku zostanú kópie

Vyberte si možnosť, ktorú potrebujete a následne vyberte zložku, do ktorej chcete správy presunúť alebo skopírovať (v našom prípade Exo)

Následne kliknite na zložku Exo a správy uvidíte presunuté (alebo skopírované, podľa toho, čo ste si vybrali):

Druhá možnosť, ako vybrať správy, je tá, že kliknete na hocijakú správu v zozname, z ktorého chcete správy presunúť a stlačíte CTRL+A - správy sa označia ružovou farbou (tzn. že sú vybrané), chyťte ich myšou (podobne ako súbory v počítači) a presuňte ich na zložku kam ich chcete presunúť, napr. do zložky Exo - tento spôsob správy presúva, neskopíruje ich.

O každej vykonanej operácii dostanete informáciu, či správy boli presunuté...

...alebo skopírované:

Spôsob, ktorý si vyberiete na presun (alebo kopírovanie) je na vás, môžete ich medzi sebou aj kombinovať. Pred každým presunom (kopírovaním) sa uistite, že správy skončia v tej zložke, v ktorej ich skutočne chcete mať, žiadne "naspäť" neexistuje, takže ak si presuniete stovky emailov do nesprávnej zložky, v ktorej sú ďalšie stovky iných emailov, návrat do pôvodného stavu bude možný len obnovou obsahu schránky z predchádzajúceho dňa.

Zároveň majte na pamäti, že emailové správy sa neprepisujú, to znamená, že ak najprv skopírujete emaily z pôvodnej zložky do inej zložky (napr. Exo) a potom tie isté správy presuniete z pôvodnej zložky tiež do zložky Exo, tak ich budete mať v zložke Exo duplicitne.

Obdobným spôsobom si môžete presúvať a (alebo) kopírovať emailové správy aj v klientovi Thunderbird.

V Roundcube Webmail si správy môžete vyhľadať nastavením podmienok vo vyhľadávacom formulári:

Môžete však vyskúšať vyhľadať emaily aj pomocou použitej syntaxe, tu prinášame zoznam syntaxí, ktoré je možné použiť, aj s vysvetlením. Syntaxe zadávate do poľa Vyhľadať... (hore v obrázku).

Zoznam syntaxí

from:support@exohosting.sk

vyhľadá všetky emaily prijaté zo schránky support@exohosting.sk

from:EXO HOSTING

môžete skúsiť vyhľadať emaily odosielateľa aj podľa mena

to:support@exohosting.sk

vyhľadá emaily, ktoré ste odoslali na adresu support@exohosting.sk

cc:support@exohosting.sk

ak ste poslali niekomu email a do kópie ste uviedli adresu support@exohosting.sk tak tieto emaily takto nájdete

bcc:support@exohosting.sk

to isté ako v príklade vyššie, tu si však zobrazíte emaily, ak ide o neviditeľnú (tajnú) kópiu

subject:faktúra

ak potrebujete vyhľadať emaily, ktoré obsahujú v názve napr. výraz faktúra

body:záloha

ak sa má v tele správy nachádzať slovo záloha, tak pomocou tejto syntaxe nájdete všetky emaily

has:attachment

novinka od verzie Roundcube 1.7.x, ktorú sme uviedli v našom blogu, môžete vyhľadať emaily, ktoré majú prílohy

is:unread

takto si zobrazíte len neprečítané správy v priečinku

is:read

a takto si zobrazíte len prečítaní správy v priečinku

before:2026-01-01

nájdete správy s dátumom starším ako 1. január 2026

after:2026-01-01

takto nájdete správy s dátumom novším ako 1. január 2026

older:30d

môžete si nechať zobraziť správy staršie ako 30 dní

newer:7d

alebo novšie ako 7 dní

size:5M

pomocou tejto syntaxe nájdete správy, čo majú veľkosť približne 5 MB

larger:5M

prípadne si nájdite správy, čo sú väčšie ako 5 MB

smaller:1M

alebo správy menšie ako 1 MB

"EXO HOSTING"

keď takto v úvodzovkách zadáte presnú frázu, tak nájdete emaily s týmto názvom

OR

môžete použiť aj operátor OR, zadajte názov emaily OR názov iného emailu a vo výsledkoch sa zobrazia

-slovo

ak zadáte - a hneď za ním nejaké slovo, tieto emaily budú vylúčené z výsledkov vyhľadávania

Keď sa zaplní vaša emailová schránka, znemožní sa prijímanie emailov. To spozorujete krátko na to, ako si uvedomíte, že vám za posledné dni neprišiel žiadny email, hoci by mal.

Aby táto situácia nenastala, odporúčame, aby ste mali aktivované notifikácie pre posielanie upozornení, keď sa schránka začne zapĺňať a prípadne aj automatické mazanie emailov z Koša a Nevyžiadanej pošty.

Ak už nepomáhajú ani tieto nastavenia, odporúčame, aby ste si svoju schránku skontrolovali a vymazali zbytočné emaily. Ak pre príjem používate protokol IMAP, tak emaily môžete mazať priamo vo vašom emailovom klientovi (napr. v Mozilla Thunderbird a to dokonca aj automaticky), najistejšie je však zmazanie správ priamo na Roundcube Webmail, čo je priamy prístup do schránky.

Čo všetko si zmažete, je na vás, ale najviac efektívne bude zmazať emaily, ktoré buď zaberajú najviac miesta (s veľkými prílohami) alebo sú tak staré, že ich už nebudete potrebovať.

Emaily s veľkými prílohami môžu výrazne zaplniť miesto v schránke, pričom stačí, keď ich zmažete len niekoľko, môžete ušetriť aj desiatky megabajtov miesta.

Napríklad v Doručenej pošte kliknite na Možnosti:

Vyskočí okno, v ktorom si Zoraďovanie vyberte možnosť Veľkosť (je úplne dole v menu) a Systém zoraďovania vyberte možnosť zostupne. Po kliknutí na Uložiť sa emaily v Doručenej pošte zoradia od najväčšieho (resp. s najväčšou prílohou) po najmenší. Obyčajne stačí, keď zmažete prvých pár emailov a v schránke sa môže uvoľniť dostatok miesta na to, aby ste mohli prijímať nové emaily (aj s prílohami). Ak tie prílohy príliš veľké nie sú, budete musieť tých emailov zmazať viac.

Vyhľadanie emailov len s prílohami

Pre viac komfortu je možnosť si zobraziť emaily len s prílohou, keďže je veľmi pravdepodobné, že skôr vám budú zaberať viac miesta emaily s veľkými prílohami, ako s rozsiahlymi textami. Nad zoznamom emailov v priečinku kliknite napravo hore na šípku pre zobrazenie viac možností a následne v poli Typ si označte S prílohou. Takto v priečinku budete mať zobrazené emaily len s prílohami, čo vám umožní lepšie filtrovať správy:

Vyhľadanie veľkých emailov pomocou syntaxe

Vyhľadať emaily, ktoré chcete zmazať, môžete aj pomocou syntaxe. Jednoducho si vyhľadáte emaily pomocou konkrétneho reťazca, ktorý vám na základe neho vyhľadá konkrétne emaily. Takto ich budete mať zobrazené na jednej strane a môžete ich zmazať.

Príklad: chcete vyhľadať na zmazanie emaily, ktoré sú väčšie ako 5 MB, tak do vyhľadávania zadáte syntax:

larger:5M

Následne si ich môžete označiť a zmazať.

Ako používať syntaxe nájdete v návode Vyhľadávanie emailových správ v Roundcube pomocou syntaxe.

Spôsoby zmazania emailov v Roundcube

Mazať môžete niekoľkými spôsobmi. Prvý je, že podržíte na klávesnici klávesu CTRL a myšou si klikáte po emailoch, ktoré takto označíte na zmazanie, príklad nižšie v obrázku, ružové sú vybrané na vymazanie. Tento spôsob je vhodný, keď potrebujete zmazať len niekoľko emailov. Súbory sú zoradené podľa veľkosti od najväčšieho, keďže v predchádzajúcom kroku sme si to tak nastavili.

Ďalší spôsob výberu emailov je možné zvoliť hore v menu cez šípku s popisom Výber, kde máte viacero možností, pre náš účel sú dôležité položky:

• Všetko - vyberiete všetky emaily, ktoré sa v danej zložke nachádzajú, týmto môžete vybrať emaily staré aj niekoľko rokov, ktoré práve nevidíte v zozname
• Aktuálna stránka - vyberiete len emaily, ktoré sa nachádzajú na aktuálnej stránke (v predvolenom nastavení - 25), takže vidíte, čo označujete

Pred zmazaním sa ešte uistite, že prílohy v emailoch už nebudete potrebovať, odporúčame si ich pre istotu stiahnuť (kliknete na správu a v okne napravo sa ponúkne príloha na stiahnutie).

Keď budete mať vybrané emaily, ktoré chcete zmazať, nakoniec kliknite napravo na ikonu Koša (Vymazať) a emaily vymažete:

Druhá možnosť je vymazať staršie emaily, ktoré zrejme už nepotrebujete a ani potrebovať nebudete. Tento princíp funguje na spôsobenie vyhľadania a filtrovania požadovaných emailov.

Kliknite sa do požadovanej zložky, napr. do Doručenej pošty a vedľa vyhľadávacieho formulára kliknite na šípku:

Vyskočí okno, v ktorom si môžete nastaviť vyhľadávanie emailov podľa zvolených kritérií. Na obrázku nižšie napríklad môžete vidieť, že sme vybrali:

• Typ: Všetko - tu vyberiete aké emaily chcete vybrať, či neprečítané alebo s prílohou, ak chcete proste len zmazať emaily, vyberiete Všetko.
• Dátum: staršie ako týždeň - dôležité kritérium, podľa ktorého chcete zobraziť tie emaily, podľa čoho si ich tu necháte zobraziť. Tento konkrétny výber znamená, že zobrazíte emaily staršie ako týždeň. Môžete si dať zobraziť emaily staršie ako mesiac alebo rok, to je už na vás
• Rozsah: Aktuálny priečinok - tu nastavíte z akej zložky chcete emaily zmazať, buď z aktuálnej, kde sa nachádzate (teda napr. doručená pošta) alebo budú zahrnuté aj podpriečinky alebo budú zahrnuté všetky priečinky. Odporúčame mať vybraný len Aktuálny priečinok, nech máte prehľad čo všetko mažete

Ostatné položky ako Predmet, Od (Od je vybrané preto, lebo sa nachádzame v Doručenej pošte) atď., môžete nechať tak ako sú alebo podľa nich si môžete zmazať len konkrétne emaily (ak máte označené napr. Predmet a do vyhľadávacieho formulára si zadáte napr. Upomienka, tak vyhľadáte všetky emaily s týmto názvom a potom ich môžete zmazať)

Nakoniec kliknite na Hľadať. Zobrazia sa emaily, ktoré ste si vybrali na základe vyššie uvedených kritérií. Teraz hore kliknite na šípku Výberu a napr. na Všetko (ak chcete vybrať a vymazať úplne všetky správy, ktoré sa zobrazili vo výsledkoch vyhľadávania) alebo Aktuálna stránka, keď chcete zmazať len tie emaily, ktoré aktuálne vidíte na stránke (rovnako, ako keď sme mazali emaily podľa veľkosti)

Keď sa vo výbere alebo hľadaní pomýlite, môžete výsledky kedykoľvek zrušiť kliknutím na x:

Ak máte už vybrané všetky potrebné emaily, napravo na stránke kliknite na ikonu Koša (Vymazať) a emaily vymažete.

Podobne ako v predchádzajúcom prípade, emaily sa "len" presunú do Koša. Nezabudnite si emaily vymazať aj z Koša, aby ste uvoľnili miesto.

Ak by ste sa v niečom pomýlili a omylom vymazali emaily, tak je možné emaily obnoviť podľa návodu.

Vyhľadanie starých emailov pomocou syntaxe

Ako v prípade veľkých emailov, tak aj v prípade starých emailov môžete emaily vyhľadať a následne zmazať pomocou syntaxe

Napr. ako do vyhľadávania zadáte

older:30d

tak sa vám zobrazia emaily staršie ako 30 dní, ktoré si môžete následne označiť a zmazať.

Ako používať syntaxe nájdete v návode Vyhľadávanie emailových správ v Roundcube pomocou syntaxe.

Ďalšia možnosť je automaticky odstraňovať emaily, ktoré ste odstránili do Koša.

Toto nastavenie si môžete aktivovať, resp. skontrolovať cez Nastavenia - Nastavenia servera - Údržba - Vyprázdniť kôš pri odhlásení.

Predvolené nastavenie je Nikdy, môžete si vybrať z možností buď všetky správy (Kôš bude vysypaný hneď po odhlásení) alebo po 30, 60 resp. 90 dňoch.

Vždy sa uistite, že všetky nastavenia pred zmazaním emailov máte práve tak, ako potrebujete, aby ste si nezmazali aj to, čo ste nechceli.

Vo Webmail RoundCube si môžete vytvoriť pekný podpis, ktorý bude obsahovať obrázky, farebné odkazy alebo odstavce. Tento podpis, čo si vytvoríte, sa bude odosielať s každým emailom, ktorý odošlete - logicky sa to týka len tých emailov, ktoré odošlete z RoundCube Webmail, ak používate napr. Thunderbird, podpis si musíte vytvoriť (aj) v ňom.

Prihláste sa do RoudCube Webmail, naľavo v tmavom menu kliknite na Nastavenia (ozubené koleso dole), následne na možnosť Identity a potom na názov svojej emailovej schránky:

Zobrazia sa možnosti, dole v poli Podpis kliknite na ikonku (HTML):

Kliknutím na ikonku sa objaví viac možnosti, panel pripomína pokročilý editor vo Worde a rovnako to funguje aj v RoundCube, kde si môžete naformátovať rôzne písmo, typ a jeho veľkosť, ako aj farbu. Na konci riadka máte možnosti si vložiť odkazy alebo obrázky (ikony reťaze a krajinky):

Úplne posledná možnosť <> umožňuje vložiť do podpisu HTML kód - to je vhodné pre prípad, ak už máte pripravený kód, ktorý obsahuje obrázky a (alebo) odkazy, napr. takýto:

<p><img src="https://www.exohosting.sk/images/exologo.png" alt="EXO HOSTING" width="240"></p>
<p><a href="https://www.exohosting.sk/">EXO HOSTING</a></p>
<p><em><span style="color:#1E90FF;">Tel. číslo: 02 210 28 430</span></em></p>
<p><strong><a href="mailto:support@exohosting.sk">support@exohosting.sk</a></strong></p>

Kliknite na ikonu <> a vložte si svoj kód do poľa, obdobne ako v tomto prípade a kliknite na Uložiť:

...a výsledok bude napríklad takýto. Podpis si následne môžete upraviť podľa ľubovôle, napríklad zmeniť typ písma alebo jeho farbu. Po úprave podpisu, tak ho ho potrebujete mať, nezabudnite kliknúť na Uložiť:

HTML podpis si však ešte musíte povoliť. Kliknite na Nastavenia a následne na možnosť Vytváranie správ:

Na riadku Vytvárať HTML správy si vpravo rozkliknite možnosti a vyberte si, pri akej príležitosti si prajete k správam pripájať svoj vytvorený HTML podpis. Najskôr to bude asi možnosť vždy, ale vybrať si môžete aj iné možnosti, podľa toho na aký druh správ budete odpovedať. Po nastavení voľby kliknite dole na Uložiť (mimo obrázka).

Teraz keď budete písať novú správu alebo odpovedať na existujúcu, budete svoj podpis mať priložený:

Ako bolo vyššie spomínané, do podpisu si vkladajte len kľúčové informácie. Presmerované odkazy alebo dokonca viac rôznych odkazov, môže spôsobiť, že prísnejšie filtre prijímateľov správ môžu takéto emailové správy posudzovať ako spam.

Pre lepšie zabezpečenie a spoľahlivosti odosielania a doručovania emailov odporúčame použivať SPF, DKIM a DMARC záznamy.

Pre zvýšenie bezpečnosti emailovej schránky sme do novej verzie RoundCube Webmail zaviedli možnosť zapnutia 2-faktorovej autentifikácie. Toto zabezpečenie jednoducho funguje tak, že po prihlásení sa do emailovej schránky, budete musieť opísať 6 miestny kód, ktorý vám vygeneruje aplikácia na generovanie bezpečnostných kódov (tieto aplikácie sa označujú skratkou TOTP - Time-based One-Time Password, doslovne Jednorazové heslo založené na čase). Týmto si prístup do emailovej schránky zabezpečí iba jej skutočný majiteľ a schránka je chránená aj pri potencionálne slabšom hesle.

Predtým, než si vysvetlíme postup, odporúčame, aby ste si do mobilu nainštalovali TOTP aplikáciu Google Authenticator (ak máte skúsenosti s inými TOTP aplikáciami, môžete použiť aj tie), ktorú si môžete stiahnuť pre Android aj pre iOS.

Prihláste sa do RoundCube Webmail schránkou, ku ktorej chcete nastaviť 2-faktorovú autentifikáciu (overenie, prihlásenie). Naľavo v tmavom menu kliknite na Nastavenia (ozubené koleso) a následne na Dvojstupňové overenie. Uvidíte polia s nevyplnenými údajmi, postup ako si automaticky nastaviť 2-faktorové overenie si vysvetlíme pod ilustračným obrázkom:

Automatické nastavenie zapnutia 2-faktorového overenia je jednoduché, nemusíte vypĺňať žiadne políčka, či nastavenia, kliknite rovno na tlačidlo Vyplniť všetky polia automaticky. Nastavenie sa označí ako zapnuté, tajný kľúč (ktorý slúži na spárovanie s aplikáciou) sa vyplní tiež automaticky, podobne ako Kódy pre obnovenie.

Po kliknutí na tlačidlo Vyplniť všetky polia automaticky vyskočí hlásenie s informáciou ako postupovať s aplikáciou TOTP. Kliknite na OK a naskenujte mobilnou aplikáciou QR kód, ktorý sa zobrazí v nastaveniach

Po naskenovaní pribudne v TOTP aplikácii generátor kódov pre prihlásenie do RoundCube, ktorý sa bude meniť každých 30 (štandardne) sekúnd. Následne v RoundCube dole v nastaveniach do políčka zadajte z aplikácie aktuálny kód a kliknite na Skontrolovať kód.

Ak je kód správny, vyskočí hlásenie, že kód je v poriadku a môžete kliknúť na Uložiť.

Pokým nekliknete na Uložiť, tak všetky nastavenia, ktoré ste doteraz spravili, sa zrušia, ak v RoundCube kliknete na hociktorú inú položku (to pre prípad, keby ste sa rozhodli aktuálne nastavenia 2-faktorového overenia neuložiť). Po kliknutí na Uložiť môžete 2-faktorové overenie ihneď používať.

Pozor, môže sa stať, že prehliadač dané polia v nastavení 2-faktorovej autentifikácie bude považovať za aktualizáciu hesla. Vtedy vyskočí takéto alebo podobné okno. Kliknite na Zrušiť, inak by ste si prepísali heslo do schránky vygenerovaným kódom. Je možné, že dané okno môže vyskočiť viac krát, pokým sa do pamäte načítajú nastavenia 2-faktorovej autentifikácie. Zakaždým kliknite na Zrušiť.

Teraz keď sa odhlásite zo schránky a znovu prihlásite, po zadaní hesla budete vyzvaní na zadanie kódu z TOTP aplikácie. Môžete si aj označiť, aby ste po dobu 30 dní nemuseli zadávať kódy.

Nasledujúce informácie si pozorne prečítajte a postupujte presne podľa nich. Nesprávny postup môže znefunkčniť prihlásenie do emailovej schránky:

1. Ak sa po nejakom čase rozhodnete nepoužívať 2-faktorové overenie, tak odznačte políčko Zapnúť a kliknite nižšie na stránke na Uložiť.
2. Ak by ste sa rozhodli 2-faktorové nastavenie po čase používať znovu, označte políčko Zapnúť a kliknite na Uložiť. Otvorte si aplikáciu a do políčka Skontrolovať kód zapíšte kód pre kontrolu, či je aplikácia správna spárovaná s vašou emailovou schránkou.
3. Ak by nastal prípad (nemal by), že kód je nesprávny, uistite sa, že ste zadali správny kód a keby aj napriek tomu kontrola prebehla neúspešne, naskenujte si QR kód znovu, potom si znovu dajte skontrolovať kód z aplikácie a kliknite na Uložiť.
4. Ak chcete odpárovať emailovú schránku s aplikáciou, zmažte Tajný kľúč a kliknite na Uložiť. Otvorte si aplikáciu a naskenujte QR kód znovu. TOTP aplikácia veľmi pravdepodobne ohlási, že účet už existuje, tak si ho dajte nahradiť.

V prípade, ak z nejakého dôvodu si chcete nastaviť 2-faktorové overenie manuálne (môže sa stať po predchádzajúcej deaktivácii a opätovnej aktivácii), postupujte nasledovne:

1. Označte políčko Zapnúť.
2. Tajný kľúč nevypĺňajte, vypíšte si vlastné kódy (odporúčame 6 miestne čísla) pre obnovenie do všetkých štyroch políčok na riadku Kódy pre obnovenie - tieto kódy si niekam uložte.
3. Kliknite na Uložiť.
4. Kliknite na Zobraziť QR kód, spustite aplikáciu a naskenujte si kód TOTP aplikáciou.
5. Následne do políčka Skontrolovať kód zadajte kód práve vygenerovaný TOTP aplikáciu a skontrolujte. Ak prehliadač vyhlási, že kód je správny, nastavenie bolo úspešne dokončené.

Ak sa vám vyčerpali kódy pre obnovenie, kedykoľvek si do políčok (Kódy pre obnovenie) môžete doplniť nové. Po doplnení kódov kliknite na Uložiť. Nezabudnite si aj v tomto prípade skontrolovať práve vygenerovaný kód TOTP aplikáciou pre overenie, či je TOTP aplikácia správne spárovaná s emailovou schránkou.

Keď z nejakého dôvodu potrebujete 2-faktorovú autentifikáciu zrušiť, tak môžete učiniť tak v Control Paneli. Nájdite si v Control Paneli konkrétnu schránku a dajte si ju upraviť (klik na modrú ceruzku).

Následne kliknite dole na stránke na Rozšírené nastavenia a tam uvidíte tlačidlo Webmail reset 2FA. Kliknite naň a tým zrušíte 2-faktorovú autentifikáciu.