Automatická odpoveď na email, v Control Paneli pri každej emailovej schránke uvedená ako Auto responder, je veľmi jednoduchá možnosť, ako informovať svojich zákazníkov o svojej neprítomnosti napr. počas dovolenky.
Ak nemáte prístup do Control Panela, môžete si automatickú odpoveď nastaviť pomocou návodu pre RoundCube Webmail, ktorý zároveň ponúka pokročilejšie možnosti zasielania automatických odpovedí.
Aktivácia a nastavenie Auto respondera v Control Paneli
Prihláste sa do Control Panela a kliknite na službu E-mailové účty:
Pri zvolenej emailovej schránke si môžete pozrieť stav Auto respondera (na treťom riadku) - aktuálne Neaktívny. Aktivovať si ho a nastaviť môžete kliknutím na modrú ceruzku (na obrázku napravo hore):
V nastaveniach schránky označte voľbu Zapnúť automatický odpovedač (auto-responder), následne sa objavia možnosti pre vyplnenie informácií
- Predmet (subject) pre automatickú odpoveď - sem napíšte výstižný nadpis automatickej odpovede, bude použitý ako názov emailu, ktorý sa vráti odosielateľovi automatickou odpoveďou. Napr. "Som na dovolenke od 1.7. do 14.7.". Ak vám Odosielateľ pošlem email napr, s textom "Ahoj" naspäť dostane email s názvom Som na dovolenke od 1.7. do 14.7. Ahoj.
- Text automatického odpovedača - toto pole je nepovinné, sem ale môžete napísať viac informácií o svojej neprítomnosti, napr. kedy sa vrátite, koho kontaktovať namiesto vás alebo môžete uviesť svoje telefónne číslo na ktoré vás môžu vaši známi kontaktovať.
Nezabudnite, že automatická odpoveď sa zasiela na každý prijatý email, aj na notifikácie z rôznych webových stránok, takže si dobre rozmyslite, či chcete o svojej neprítomnosti informovať skutočne každého, kto vám pošle email.
Keď si budete chcieť otestovať, či automatický odpovedač funguje a použijete na to gmail schránku (teda, že z gmail schránky si pošlete testovací email, či sa vám vráti automatická odpoveď), je veľmi pravdepodobné, že spätný email buď nedostanete alebo skončí v spame. Bohužiaľ tento nedostatok je na strane Gmail, ktorý zvykne automatické emaily blokovať.
Keď sa vrátite z dovolenky, nezabudnite si Auto responder vypnúť. Ak sa pri vypínaní stane, že keď pole odpovedača pri odznačení a po uložení zmien je opäť označené, uistite sa, že nemáte naplnený limit miesta pre emailové účty a plnú schránku. V tomto prípade môže byť problém s ukladaním nastavení a je potrebné uvoľniť miesto (zmazať nepotrebné emaily).
Pozrite aj tento článok
