Hľadanie v komunite

Ak vaša emailová komunikácia je častá, je pravdepodobné, že vaša emailová schránka sa začne rýchlo zapĺňať a po rokoch zistíte, že v schránke máte uložené nespočetné množstvo emailov, nad ktorými strácate prehľad. Je viac možností, ako si udržať poriadok v schránkach, môžete si napríklad zapnúť automatické mazanie emailov z koša a nevyžiadanej pošty, čím sa ale budete zbavovať len vymazaných správ a spamov, nie starej, nepotrebnej pošty v doručených správach. Ďalší spôsob je vymazať si emaily priamo v RoundCube Webmail, kde si pomocou filtrov môžete vybrať a nastaviť aké správy si prajete vymazať, ale keďže ide o manuálny proces, pravdepodobne museli by ste ho realizovať viac krát. Istú alternatívu ponúka automatické mazanie emailov v klientovi Mozilla Thunderbird. Tento návod je teda určený pre prípad, ak používate na správu emailov klient Mozilla Thunderbird a schránky máte nastavené s protokolom IMAP, ale môžete ho použiť, aj keď používate protokol POP - aký vplyv na mazanie správ majú tieto protokoly, si prečítajte na konci článku v sekcii Rozdiel medzi protokolmi IMAP a POP. Automatické mazanie emailov v Mozilla Thunderbird Keď máte v klientovi Mozilla Thunderbird nejakú svoju schránku, tak každý priečinok (Doručená pošta, Odoslaná pošta atď), môže mať svoje vlastné pravidlá uchovávania pošty. Predvolené pravidlo nevykonáva žiadne akcie, kedykoľvek si ho však môžete upraviť. Na zvolený priečinok, napr. Doručená pošta, kliknite pravým tlačidlom myši a následne kliknite dole na Vlastnosti: Vyskočí okno, v ktorom sa prepnite na kartu Pravidlá manipulácie so správami (viď nižšie). Odznačte možnosť Použiť nastavenia účtu a následne sa vám sprístupnia možnosti, kde si môžete označiť: Odstrániť všetky okrem najnovších: tu si nastavte číslo, koľko najnovších správ sa má ponechať pred automatickým zmazaním Odstrániť správy staršie ako: ak na počte správ nezáleží, ale potrebujete sa zbavovať proste len starých správ, tu si nastavte počet dní, ako dlho sa majú správy uchovávať v danom priečinku. Napríklad pri čísle 30 platí, že všetky emaily staršie ako 30 dní sa automaticky zmažú. Po nastavení kliknite na OK a Thunderbird hneď začne priečinok priebežne spracúvať. Upozornenie: Predtým než kliknete na OK, odporúčame si prečítať sekciu Rozdiel medzi protokolmi IMAP a POP nižšie pod obrázkom. Rozdiel medzi protokolmi IMAP a POP Pri nastavení automatického mazania emailov v Mozilla Thunderbird je dôležité vedieť (dôležité je to z toho pohľadu, keby ste si nedopatrením zmazali správy, ktoré ste nechceli), aký protokol prijímania správ používate, IMAP alebo POP, ich podrobný popis nájdete v tomto článku , ktorý vznikol pomocou práve Mozilla Thunderibrd. V Mozilla Thunderbird to zistíte, keď si pri každej schránke pozriete Nastavenia servera a tam na riadku Typ servera bude buď Poštový server IMAP alebo Poštový server POP. Keď máte nastavený protokol IMAP, všetky emaily máte uložené na našich serveroch a to čo vidíte na serveri, to isté vidíte aj v Thunderbirde. Ak zmažete email v Thunderbirde, zmaže sa aj na serveri. Ak emaily nemažete alebo nechcete mazať, schránka sa časom bude čoraz viac zapĺňať. Výhodou je, že nemusíte si robiť starosti, ak by ste prišli o počítač, emaily nestratíte, budú u nás a máte k nim prístup z ktoréhokoľvek zariadenia. Protokol POP funguje tak, že email zo servera stiahne ako kópiu, pričom pôvodný email nechá na serveri. Takto máte poštu uloženú u seba v počítači aj na našich serveroch. Aj v tomto prípade sa bude schránka postupne zapĺňať, ale protokol POP má však takú výhodu, že si môžete nastaviť, ako dlho sa bude pošta držať na serveri, po tom, ako ste si ju stiahli. Napríklad si nastavíte 14 dní, takže ak prijmete poštu do Thunderbird, tak ešte 14 dní bude dostupná na serveri. Nevýhodou je, že poštu budete mať len v tom zariadení, do ktorého ste si ju stiahli. Aký je teda rozdiel v mazaní emailov pri protokole IMAP a POP? Daná funkcia automatického mazania emailov v Mozilla Thunderbird funguje rovnako pre protokoly IMAP aj POP. Ak máte nastavenú schránku s protokolom IMAP, správy sa budú automaticky mazať nielen v Thunderbirde, ale aj zo servera. Upozornenie: Správy sa mažú úplne, takže nenájdete ich ani v Koši. Pred kliknutím na tlačidlo OK na karte Pravidlá manipulácie so správami sa uistite, že nastavujete vlastnosti správneho priečinka, inak môžete prísť o množstvo potrebných správ. Ak by sa také niečo stalo a potrebovali by ste správy obnoviť, postupujte podľa návodu - toto platí primárne pre protokol IMAP, správy v schránke s protokolom POP vám môžeme obnoviť len ak máte POP účet nastavený tak, aby nemazal zo servera po určitom období alebo vôbec. V prípade protokolu POP sa maže len to, čo nájde v zložkách v Thunderbirde, emaily, ktoré sú na serveri (ak tam ešte nejaké sú, po tom, čo ste si nastavili, že sa majú uchovávať po stiahnutí správy zo servera) zostanú.

Ak používate na správu emailov klient Microsoft Outlook s protokolom IMAP a máte problém s mazaním emailov taký, že v Outlooku chcete vymazať email, ale email nie je možné vymazať a namiesto toho dostanete chybové hlásenie: Operáciu nie je možne vykonať, pretože objekt bol odstránený je pravdepodobné, že názvy priečinkov v Outlooku sa nezhodujú s názvami priečinkov vo Webmaile. Synchronizácia priečinkov medzi RoundCube Webmail a Microsoft Outlook Prihláste sa na RoundCube Webmail a skontrolujte si, či názvy priečinkov v Outlooku sa zhodujú s názvami priečinkov vo Webmaile (nájdete to v Nastavenia → Špeciálne priečinky). Napr. ak v Outlooku sa pošta maže do priečinka Deleted Items, vo Webmaile si ho musíte vytvoriť (podľa obrázka sa preklikajte cez Nastavenia → Priečinky → a vytvorte si nový priečinok s názvom Deleted Items). Následne sa preklikajte cez Nastavenia → Špeciálne priečinky a pri Koši si nastavte priečinok na Deleted Items. Reštartujte Outlook, ten si následne zosynchronizuje priečinky a emaily by sa už mali dať vymazať. V Koši na Webmaile si zároveň pozrite, či sú tam vymazané všetky emaily, aby zbytočne nezaberali voľné miesto v schránke. Ak by ste mali v schránke emaily, ktoré nevidíte a vidíte len, že máte obsadené miesto, skontrolujte si Webmail podľa tohto návodu. Tip: V niektorých prípadoch nemusí pomôcť vytvorenie priečinka Deleted Items, skúste v tomto prípade vytvoriť a použiť priečinok Odstránené položky.

Keď sa zaplní vaša emailová schránka, znemožní sa prijímanie emailov. To spozorujete krátko na to, ako si uvedomíte, že vám za posledné dni neprišiel žiadny email, hoci by mal. Aby táto situácia nenastala, odporúčame, aby ste mali aktivované notifikácie pre posielanie upozornení, keď sa schránka začne zapĺňať a prípadne aj automatické mazanie emailov z Koša a Nevyžiadanej pošty. Ak už nepomáhajú ani tieto nastavenia, odporúčame, aby ste si svoju schránku skontrolovali a vymazali zbytočné emaily. Ak pre príjem používate protokol IMAP, tak emaily môžete mazať priamo vo vašom emailovom klientovi (napr. v Mozilla Thunderbird a to dokonca aj automaticky), najistejšie je však zmazanie správ priamo na Roundcube Webmail, čo je priamy prístup do schránky. Čo všetko si zmažete, je na vás, ale najviac efektívne bude zmazať emaily, ktoré buď zaberajú najviac miesta (s veľkými prílohami) alebo sú tak staré, že ich už nebudete potrebovať. Zmazanie emailov s veľkými prílohami Emaily s veľkými prílohami môžu výrazne zaplniť miesto v schránke, pričom stačí, keď ich zmažete len niekoľko, môžete ušetriť aj desiatky megabajtov miesta. Napríklad v Doručenej pošte kliknite na Možnosti: Vyskočí okno, v ktorom si Zoraďovanie vyberte možnosť Veľkosť (je úplne dole v menu) a Systém zoraďovania vyberte možnosť zostupne. Po kliknutí na Uložiť sa emaily v Doručenej pošte zoradia od najväčšieho (resp. s najväčšou prílohou) po najmenší. Obyčajne stačí, keď zmažete prvých pár emailov a v schránke sa môže uvoľniť dostatok miesta na to, aby ste mohli prijímať nové emaily (aj s prílohami). Ak tie prílohy príliš veľké nie sú, budete musieť tých emailov zmazať viac. Mazať môžete niekoľkými spôsobmi. Prvý je, že podržíte na klávesnici klávesu CTRL a myšou si klikáte po emailoch, ktoré takto označíte na zmazanie, príklad nižšie v obrázku, ružové sú vybrané na vymazanie. Tento spôsob je vhodný, keď potrebujete zmazať len niekoľko emailov. Súbory sú zoradené podľa veľkosti od najväčšieho, keďže v predchádzajúcom kroku sme si to tak nastavili. Ďalší spôsob výberu emailov je možné zvoliť hore v menu cez šípku s popisom Výber, kde máte viacero možností, pre náš účel sú dôležité položky: Všetko - vyberiete všetky emaily, ktoré sa v danej zložke nachádzajú, týmto môžete vybrať emaily staré aj niekoľko rokov, ktoré práve nevidíte v zozname Aktuálna stránka - vyberiete len emaily, ktoré sa nachádzajú na aktuálnej stránke (v predvolenom nastavení - 25), takže vidíte, čo označujete Pred zmazaním sa ešte uistite, že prílohy v emailoch už nebudete potrebovať, odporúčame si ich pre istotu stiahnuť (kliknete na správu a v okne napravo sa ponúkne príloha na stiahnutie). Keď budete mať vybrané emaily, ktoré chcete zmazať, nakoniec kliknite napravo na ikonu Koša (Vymazať) a emaily vymažete: Upozornenie: Pozor, ako napovedá bublina pod Košom, emaily len presuniete do Koša (to pre prípad, keby ste sa uklikli a nechtiac si zmazali stovky emailov), to znamená, že v schránke stále zapĺňajú miesto. Až keď ich vymažete aj z Koša, tak budú vymazané definitívne. Zmazanie starších emailov Druhá možnosť je vymazať staršie emaily, ktoré zrejme už nepotrebujete a ani potrebovať nebudete. Tento princíp funguje na spôsobenie vyhľadania a filtrovania požadovaných emailov. Kliknite sa do požadovanej zložky, napr. do Doručenej pošty a vedľa vyhľadávacieho formulára kliknite na šípku: Vyskočí okno, v ktorom si môžete nastaviť vyhľadávanie emailov podľa zvolených kritérií. Na obrázku nižšie napríklad môžete vidieť, že sme vybrali: Typ: Všetko - tu vyberiete aké emaily chcete vybrať, či neprečítané alebo s prílohou, ak chcete proste len zmazať emaily, vyberiete Všetko. Dátum: staršie ako týždeň - dôležité kritérium, podľa ktorého chcete zobraziť tie emaily, podľa čoho si ich tu necháte zobraziť. Tento konkrétny výber znamená, že zobrazíte emaily staršie ako týždeň. Môžete si dať zobraziť emaily staršie ako mesiac alebo rok, to je už na vás Rozsah: Aktuálny priečinok - tu nastavíte z akej zložky chcete emaily zmazať, buď z aktuálnej, kde sa nachádzate (teda napr. doručená pošta) alebo budú zahrnuté aj podpriečinky alebo budú zahrnuté všetky priečinky. Odporúčame mať vybraný len Aktuálny priečinok, nech máte prehľad čo všetko mažete Ostatné položky ako Predmet, Od (Od je vybrané preto, lebo sa nachádzame v Doručenej pošte) atď., môžete nechať tak ako sú alebo podľa nich si môžete zmazať len konkrétne emaily (ak máte označené napr. Predmet a do vyhľadávacieho formulára si zadáte napr. Upomienka, tak vyhľadáte všetky emaily s týmto názvom a potom ich môžete zmazať) Nakoniec kliknite na Hľadať. Zobrazia sa emaily, ktoré ste si vybrali na základe vyššie uvedených kritérií. Teraz hore kliknite na šípku Výberu a napr. na Všetko (ak chcete vybrať a vymazať úplne všetky správy, ktoré sa zobrazili vo výsledkoch vyhľadávania) alebo Aktuálna stránka, keď chcete zmazať len tie emaily, ktoré aktuálne vidíte na stránke (rovnako, ako keď sme mazali emaily podľa veľkosti) Keď sa vo výbere alebo hľadaní pomýlite, môžete výsledky kedykoľvek zrušiť kliknutím na x: Ak máte už vybrané všetky potrebné emaily, napravo na stránke kliknite na ikonu Koša (Vymazať) a emaily vymažete. Podobne ako v predchádzajúcom prípade, emaily sa "len" presunú do Koša. Nezabudnite si emaily vymazať aj z Koša, aby ste uvoľnili miesto. Ak by ste sa v niečom pomýlili a omylom vymazali emaily, tak je možné emaily obnoviť podľa návodu.

V prípade emailov, ktoré nepotrebujete (kam patrí napr. vymazaná a/alebo nevyžiadaná pošta) máte niekoľko možností, ako sa jej zbaviť automaticky, bez vášho zásahu. Týmto spôsobom sa môžete zbavovať emailov, ktoré by inak zbytočne zapĺňali miesto, ktoré by mohli využiť "normálne" emaily. Na vymazávanie nepotrebnej pošty je k dispozícii viacero možností, buď pomocou nastavení v Control Paneli alebo alternatívne v RoundCube Webmail, pričom sa nastavenia navzájom odlišujú. Upozornenie: Pred aktiváciou nastavení uvedených v tomto článku berte na vedomie, že môžete prísť aj o regulérnu poštu (zmažete email do koša, ktorý neskôr môžete potrebovať, ale ten sa medzitým vysypal alebo sa zmažú emaily z nevyžiadanej pošty (spamu), ktoré ako spam boli označené omylom), tak s týmito nastaveniami narábajte opatrne. Odstraňovanie pošty cez Control Panel Tip: Táto možnosť je automaticky zapnutá pre všetky nové objednávky služieb. V starších objednávkach si môžete v Control Paneli kedykoľvek nastaviť automatické mazanie emailov podľa postupu nižšie: Prihláste sa do Control Panela a kliknite na E-mailové účty: a následne na tlačidlo Hromadná zmena: Nižšie na stránke kliknite na Rozšírené nastavenia, kde uvidíte možnosť Automaticky mazať obsah priečinkov kôš a spam a môžete si ho rovno označiť ako na obrázku: Dole na stránke kliknite na Zmeniť a nastavenie sa uloží. Zapnutím tohto nastavenia sa všetky emailové správy v koši a nevyžiadanej pošte, ktoré sú staršie ako 30 dní, vymažú každý deň po polnoci. Keď zapnete toto nastavenie, odporúčame z času na čas si pozrieť poštu v koši a spamoch, či sa tam náhodou nenachádza nejaký užitočný email, pokým sa do 30 dní nezmaže. Odstraňovanie pošty v RoundCube RoundCube neponúka podobné riešenie mazania emailov ako možnosti v Control Paneli, ale ak z nejakého dôvodu nechcete alebo nemôžete použiť nastavenie automatického mazania emailov cez Control Panel, môžete použiť alternatívne možnosti RoundCube. Prihláste sa do RoundCube Webmail a kliknite vpravo hore na Nastavenia. Vľavo v prvom stĺpci ponechajte vybrané Nastavenia a v druhom kliknite na Nastavenia servera: Napravo v sekcii Hlavné nastavenia sa objavia možnosti (tie, čo nás budú zaujímať sú už označené): Hneď vymazávať správy v priečinku Nevyžiadaná pošta (spam) - všetka pošta, ktorá príde do spamu bude vymazaná. Toto pravidlo nastavte len vtedy, ak vám chodí veľa nevyžiadanej pošty a nekončia v nej aj regulérne emaily. Vyprázdniť kôš pri odhlásení - všetky správy, ktoré ste vymazali sa po odhlásení zmažú. Uistite sa, že do koša dávate správy, ktoré určite nebudete potrebovať. Kliknite na Uložiť a zapnutie týchto nastavení v RoundCube sa prejaví prakticky okamžite. Vo východzom nastavení sú vypnuté. Pre úplnosť si ešte stručne vysvetlíme ostatné položky, ktoré sa týkajú mazania emailov: Označiť správu ako prečítanú pri jej vymazávaní - štandardne je toto nastavenie zapnuté a funguje tak, že zbytočné emaily, ktoré zmažete, sa automaticky označia ako prečítané, aby vás zbytočne nerozptyľovali, že máte ešte nejakú neprečítanú poštu. Namiesto vymazania správy ju iba označiť ako vymazanú - toto označte len vtedy, ak si prajete ponechať vymazanú poštu v priečinku, v ktorom ste email zmazali - teda nepresunie sa do Koša, ale email budete stále viditeľný v danom priečinku a bude sa "tváriť" ako vymazaný. Ak by ste ho chceli vymazať do Koša, je potrebné toto nastavenie vypnúť (a Uložiť zmeny). Nezobrazovať vymazané správy - ak máte vyššie uvedenú možnosť zapnutú, tak touto voľbou dané zmazané emaily v priečinkoch skryjete, takže sa budú "tváriť" ako keby boli naozaj vymazané. Tieto dve možnosti používajte len vtedy, ak emaily nechcete mazať do Koša, ale chcete si ich pre nejaký dôvod ešte ponechať v priečinkoch, v ktorých sa nachádzali.