Ak plánujete byť mimo pracovného emailu dlhšiu dobu, môžete si nastaviť automatickú odpoveď na vašu neprítomnosť. Ak nemáte prístup do Control Panela, kde si automatickú odpoveď na email môžete aktivovať, môžete tak učiniť priamo v RoundCube.
Aktivácia a nastavenie automatickej odpovede v RoundCube
Prihláste sa do Roundcube Webmail a kliknite na Nastavenia:
A následne na Filtre:
Napravo na stránke kliknite hore na Vytvoriť a zobrazí sa formulár na obrázku nižšie, kde polia vyplňte nasledovne:
- Názov filtra: je čisto na vás, nazvite si ho tak, aby ste ho vedeli odlíšiť od ostatných filtrov.
- Rozsah: tu si môžete nastaviť všetky správy, takže ak vám príde nejaký email, bude naň zaslaná automatická odpoveď. Ak chcete informovať len určitých odosielateľov, tak si môžete filter nastaviť napr. tak, že si do možností pridajte emailové adresy, na ktoré chcete odoslať správu. Ktoré emailové adresy nezadáte, na tie sa nepošle nič.
- Akcie: vyberte si možnosť odpovedať správou
- Telo správy: tu napíšte informácie, ktoré chcete odoslať odpoveďou na email, napr. že ste na dovolenke a kedy sa vrátite.
- Predmet správy: napíšte výstižný názov, bude sa zobrazovať ako názov emailu automatickej odpovede
- Adresa odosielateľa pre odpoveď: akú emailovú adresu tam zadáte, z tej sa ako keby odosielateľovi vráti odpoveď s informáciou o vašej neprítomnosti. Môžete tam zadať napr. email svojho zástupcu či sekretárky, ktorí potom môžu s odosielateľom priamo komunikovať. Iný kontakt buď na seba alebo svojho zástupcu môžete však zanechať aj v poli Telo správy:, tak pole Adresa odosielateľa pre odpoveď: odporúčame ponechať prázdne, aby ste odosielateľa nezneistili, že keď vám posla email na adresu nazov-schranky@exotechnologies.sk, prečo sa mu vrátila odpoveď z adresy ina-schranka@exotechnologies.sk
Ostatné polia ponechajte prázdne. Nižšie v obrázku je príklad takto nastaveného filtra pre zasielanie automatických odpovedí.
Po zadaní všetkých potrebných údajov kliknite na Uložiť. Zmeny sa prejavia prakticky okamžite. Po návrate si nezabudnite filter vypnúť, prípadne úplne zmazať, aby ste automatické odpovede, že ste na dovolenke, neposielali celý rok.
Keď si budete chcieť otestovať, či automatický odpovedač funguje a použijete na to gmail schránku (teda, že z gmail schránky si pošlete testovací email, či sa vám vráti automatická odpoveď), je veľmi pravdepodobné, že spätný email buď nedostanete alebo skončí v spame. Bohužiaľ tento nedostatok je na strane Gmail, ktorý zvykne automatické emaily blokovať.
Pozrite aj tento článok
